Mini games jako součást Open Book Managementu

Přemýšlíte, jak přitažlivým způsobem motivovat zaměstnance k aktivními přístupu? Součástí dosahování stanovených cílů a účasti všech zaměstnanců na zlepšování procesů mohou být takzvané mini games, které mají za úkol přiblížení se k hlavnímu cíli zajímavou a případně i soutěživou formou. Za dobu cesty OBM v naší společnosti jsme na účetním oddělení prošli dvěma mini games.

Jak snížit pohledávky o 20 %

Princip první hry spočíval ve snížení pohledávek za našimi klienty, především pohledávek po splatnosti. V této hře jsme využili naši službu – přípravu plateb klientům, abychom jim připomněli naše faktury po splatnosti. Za celkovou dobu čtyř měsíců se nám podařilo nechat se souhlasem klientů snížit pohledávky o 20 %. Od té doby již účetní automaticky nabízí naše faktury k úhradě klientům a klienti si již na tento druh spolupráce a pomoci zvykli a společnost dlouhodobě minimalizovala neuhrazené faktury za svoje služby.

Jak na kvalitní a efektivní komunikaci s klientem

Cílem druhé mini game je snížení času stráveného komunikací s klienty díky zvýšení efektivity komunikace. Jako základ jsme vzali záznam času na jednotlivých klientech, evidovaného jako čas strávený komunikací. Období odečtů jsme stanovili na jeden týden. „Timery“ jsme sledovali nepřetržitě čtyři měsíce v detailu na klienta a období.

Každý týden jsme publikovali tabulku s přehledem strávených časů po jednotlivých klientech v porovnání s minulými časy. Musíme zde brát v úvahu i cykličnost – například v období závěrek a před podáváním přiznání k DPH se časy komunikace zvyšují, v období, kdy jsou dovolené nebo je v týdnu svátek, se časy snižují.

Užitečné pomůcky pro naše účetní

Na pomoc jsme účetním poskytli několik nástrojů. Prvním nástrojem bylo 10 tipů, jak efektivněji využít náš nejčastější komunikační nástroj – MS Outlook. Dalším tipem bylo postupné zasílání klávesových zkratek, které mohou všichni využít a efektivněji pracovat nejen při komunikaci. Poslední podporou byla příprava sdílených souborů – sdílení šablon, stanovisek a vzorů emailů, které by účetní mohly potřebovat ke své práci a mohly zefektivnit komunikaci.

Nakonec jsme vyhodnotili výsledky u klientů nejnáročnějších na komunikaci a z nich vyvodili opatření, která aplikujeme, abychom snížili čas vynaložený na komunikaci při zachování, nebo ještě lépe navýšení její kvality.

Také jsme se společně probrali, jak se změnil náš pohled na komunikaci s klientem a jak přistupovat k řešení náročné komunikace, která stále tvoří velkou část naší práce s klienty. Odměnou zaměstnancům byly malé dárečky pro radost.