Jedním ze základních pilířů otevřené firemní kultury je efektivní interní komunikace. Jak ji nastavit? U nás v Accace Outsourcing se nám osvědčilo nic nenechat náhodě a pečlivě plánovat. Základem interní komunikace je u nás pečlivě strukturovaný roční firemní cyklus, který zahrnuje detailní plánování, stanovování cílů a průběžnou komunikaci.
Pro začátek: Plánování, nastavování, rozpočet
Na konci každého roku se týmy zaměřují na plánování rozpočtů. V lednu se přistupuje k nastavování cílů v souladu s principy Open Book Managementu. Cíle jsou rozděleny do tří hlavních kategorií: finanční výkony, procesy a lidé, což umožňuje zohlednit různé aspekty podnikání a zároveň respektovat stanovený rozpočet. Cíle musí být reálné a dosažitelné, proto je týmy stanovují s ohledem na předpokládané ekonomické podmínky, ale také počítají s adaptací na nečekané tržní nebo globální změny. Tato flexibilita je klíčová, umožňuje rychlou reakci na měnící se podmínky bez negativního vlivu na celkovou strategii společnosti.
Komunikujeme, jak se daří cíle naplňovat
Jak se nám daří naplňovat cíle, komunikujeme skrze několik kanálů, aby byli zapojeni skutečně všichni – ve všech týmech, pobočkách, kancelářích i ti, kteří pracují výhradně z home office.
Na začátku roku se konají celofiremní meetingy online, které všem poskytují přehled o klíčových cílech a očekáváních. Takzvané „All Accace Meeting“ se dále konají vždy jednou za měsíc (s výjimkou července a srpna). Jsou online a záznam posíláme a ukládáme na intranet, aby se na něj mohl podívat i ten, komu se termín nehodil.
Následuje interní online časopis „Žijeme OBM“, který se vydává jednou za čtvrtletí a nabízí aktualizace z každé z tří kategorií cílů: čísla, procesy a lidé. Tento časopis slouží jako platforma pro sdílení novinek a osvětlení významných dosažených úspěchů.
Dalším klíčovým nástrojem komunikace je měsíční newsletter „Žijeme Accace“, který zaměstnancům přináší přehled o měsíčních výsledcích, informace o nových členech týmu a nejnovější aktualizace z jednotlivých oddělení. Tento pravidelný update pomáhá udržet zaměstnance informované a motivované.
Více kanálů + více opakování = lepší informovanost
Samozřejmě využíváme mnoho dalších informačních kanálů. Některé jsou společné pro všechny zaměstnance (e-mail, intranet na platformě SharePoint, firemní podcast, Digi klub, Klub duševního zdraví…). Jiné přizpůsobujeme specifikům jednotlivých týmů – týmové meetingy, 1to1, Teams skupiny atd. Osvědčilo se nám komunikovat jednu informaci více kanály a nebát se ji opakovat.
Promyšlená interní komunikace prospívá lidem i byznysu
Díky této promyšlené komunikační strategii dokážeme obstát v rychle se měnícím a vysoce konkurenčním prostředí, zatímco si udržujeme silný týmový duch a vysokou úroveň zapojení zaměstnanců.
Otevřenost a transparentnost v komunikaci nejenže podporuje spokojenost a produktivitu zaměstnanců, ale také nám umožňuje rychle se přizpůsobit a efektivně reagovat na tržní výzvy a příležitosti.
AUTOR
Janka Pacinová
Development Director
E-mail:
